نرم افزار حسابداری و هر آنچه باید درباره آن بدانید

وقتی پای راه‌اندازی کسب‌وکاری وسط باشد، نرم افزار حسابداری حرف اول را می‌زند. بقای یک کسب‌وکار، آن هم در بازارهای پیچیده امروزی، بدون حسابداری و آگاهی از امور مالی عملا ممکن نیست. بسیاری از کسب‌وکارها حتی تا همین ۱۰ سال قبل از روش‌های حسابداری دستی برای برنامه‌ریزی و پیگیری شرایط مالی خود استفاده می‌کردند؛ اما این روش که دشوار، طاقت‌فرسا و مستعد خطا و اشتباه است، اکنون تقریبا منسوخ شده و اکثر صاحبان کسب‌وکارها به استفاده از نرم افزار حسابداری روی آورده‌اند.

اینجاست که چند سوال اساسی به وجود می‌آید: نرم افزار حسابداری چیست و چه ویژگی‌هایی دارد؟ در انتخاب یک نرم‌افزار حسابداری مناسب به چه نکاتی توجه کنیم؟ چرا استفاده از نرم‌افزار حسابداری مهم است؟ با خواندن این مطلب به پاسخ سوالاتی از این دست و آشنایی بیشتر با نرم‌افزارهای حسابداری دست پیدا می‌کنید. ابتدا به چند سوال ساده و اساسی پاسخ می‌دهیم:

حسابداری کسب و کار چیست؟

به بیان ساده، حسابداری فرآیند ثبت معاملات مالی مربوط به یک کسب‌وکار است. این فرآیند شامل خلاصه کردن، تجزیه و تحلیل و گزارش معاملات مالی کسب‌وکار به سازمان‌های نظارتی، تنظیم‌کننده‌ها و نهادهای جمع‌آوری مالیات است. صورت‌های مالی مورد استفاده در حسابداری، خلاصه‌ای مختصر از تراکنش‌های مالی در یک دوره حسابداری هستند که اطلاعات دقیقی درباره فعالیت‌ها، وضعیت مالی و جریان‌های نقدی کسب‌وکار ارائه می‌کند.

صرف نظر از این که کسب‌وکار شما کوچک است یا بزرگ، حسابداری بخشی ضروری برای تصمیم‌گیری، برنامه‌ریزی برای هزینه‌ها و بررسی عملکرد اقتصادی است. حسابداری جریان‌های مختلفی مانند حسابداری بهای تمام‌شده و حسابداری مدیریتی را در بر می‌گیرد که گزارش‌های تولیدشده توسط هرکدام با ارائه اطلاعات ارزشمند مدیریت را در تصمیم‌گیری آگاهانه برای کسب‌وکار کمک می‌کند.

نرم افزار حسابداری چیست؟

نرم افزار حسابداری یک برنامه کامپیوتری است که به حسابداران و دفترداران کمک می‌کند تراکنش‌های مالی یک شرکت را ثبت کنند و گزارش دهند. یک نرم افزار حسابداری مناسب امکان ردیابی دقیق تراکنش‌های مالی، ارائه گزارش و تجزیه و تحلیل آنی داده‌های موجود را فراهم می‌کند. قبل از روی کار آمدن نرم‌افزارهای حسابداری، این کارها به صورت دستی و با استفاده از دفترهای بسیار بزرگ انجام می‌شد.

حسابداری دستی دشواری‌های بسیاری داشت اما یکی از مهم‌ترین‌ها این بود: امکان گزارش‌گیری موقت از تراکنش‌ها وجود نداشت. نرم افزار حسابداری این کارها را به صورت خودکار انجام می‌دهد، هزینه‌های حسابداری را کاهش می‌دهد و با ارائه به‌موقع گزارش، امکان تصمیم‌گیری بهتر درباره امور مالی را فراهم می‌کند. البته که این تنها فایده نرم افزار حسابداری برای کسب‌وکارها نیست و در ادامه مزیت‌های دیگر آن بیشتر صحبت خواهیم کرد.

نرم افزارهای حسابداری مورد استفاده، از کسب‌وکاری به کسب‌وکار دیگر متفاوت هستند؛ چون هر کسب‌وکارهای نیازهای خاص خود را دارد و با توجه به مقیاس و حجم مبادلات خود باید تصمیم بگیرد که چه نرم‌افزاری مناسب‌تر است. شرکت‌های بزرگ‌تر ممکن است نرم‌افزار سفارشی‌سازی‌شده‌ و پیچیده‌تری را انتخاب کنند که از قابلیت‌های فراوانی برخوردار باشد، در حالی که شرکت‌های کوچک اغلب نرم‌‌افزارهای پیش‌ساخته و عمومی را انتخاب می‌کنند.

چرا باید از نرم افزار حسابداری استفاده کنیم؟

حسابداری یک کسب‌وکار شامل فعالیت‌های زیادی است که در نهایت به ترسیم تصویری کلی از وضعیت مالی آن کسب‌وکار منتهی می‌شود. انجام چنین فعالیت‌هایی به صورت دستی، کاری پیچیده و زمان‌بر است، اما نرم افزار حسابداری این فرایندها را ساده کرده‌اند و فرصت بیشتری برای تمرکز بر مدیریت و اجرای استراتژی‌ها در اختیار صاحبان مشاغل قرار می‌دهند.

مزایای استفاده از نرم افزار حسابداری

استفاده از نرم افزار حسابداری مزایای فراوانی برای کسب‌وکارها به همراه دارد. در ادامه، تعدادی از مهم‌ترین مزیت‌های آن را به شما معرفی می‌کنیم.

۱. اتوماتیک‌شدن کار ها

حسابداری دستی بسیار خسته‌کننده و مستعد بروز خطا است. نرم افزار حسابداری بسیاری از فرایندها را به صورت خودکار انجام می‌دهد و دخالت انسان را به حداقل می‌رساند و به این ترتیب کارآیی کلی را افزایش می‌دهد. در یک نرم افزار حسابداری بیشتر داده‌ها را فقط یک‌بار وارد می‌کنید و زمانی که لازم باشد تراکنشی را وارد کنید، نرم‌افزار به طور خودکار داده‌های شما را استخراج می‌کند.

۲. راحت‌ترشدن محاسبات مالیاتی

پیگیری تراکنش‌ها، محاسبه میزان بدهی‌ها و ثبت میزان بازده به صورت دستی در زمان محاسبه مالیات و پرداخت آن‌ها، بسیار دشوار است. از آن‌جا که نرم افزار حسابداری این اطلاعات را ذخیره می‌کند، این فرایند ساده‌تر و سریع‌تر می‌شود.

۳. در دسترس بودن همیشگی اطلاعات

نرم افزار حسابداری دسترسی شما به داده‌های کسب‌وکارتان را آسان‌تر از قبل می‌کند. اگر نرم‌افزارهای ابری را انتخاب کنید، در هر زمان و مکانی می‌توانید به اعداد مربوط به تراکنش‌ها و حسابرسی‌هایتان دسترسی داشته باشید؛ فقط کافی است یک لپ‌تاپ، اینترنت و مرورگر در اختیار داشته باشید.

۴. یکپارچه شدن برنامه با سایر نرم‌افزارهای مرتبط با کسب‌ و کار

هرچه از عمر یک کسب‌ و کار بیشتر بگذرد، داده‌های مربوط به آن پیچیده‌تر می‌شوند. یکپارچه‌سازی و ادغام، این امکان را برای شما فراهم می‌کند که با استفاده از دو یا چند برنامه مختلف، از یک مکان به داده‌های خود دسترسی داشته باشید و از آن‌ها استفاده کنید. نرم افزار حسابداری را می‌توانید با درگاه‌های پرداخت آنلاین، CRM، نرم‌افزارهای انبارداری، اپلیکیشن‌های گزارش‌دهی و سیستم‌های مدیریت اطلاعات یکپارچه کنید. در این صورت، می‌توانید قابلیت مدیریت فروش و کسب‌وکار را هم به حسابداری خود اضافه کنید.

۵. کاهش ریسک از دست رفتن اطلاعات

تهیه رونوشت از دفترهای حسابداری دستی کاری طاقت‌فرسا است و بیشتر افراد حاضر به انجام چنین کاری نیستند. در هر حال، اگر نتوانید از صورت‌حساب‌های مالی خود رونوشت تهیه کنید، ممکن است بعضی اسناد مهم را از دست بدهید. نرم‌افزار حسابداری داده‌ها را به‌گونه‌ای سازمان‌دهی می‌کند که در صورت نیاز، داده‌های قدیمی‌تر به راحتی قابل بازیابی باشند. علاوه بر این، نرم‌افزارهای ابری به طور منظم از اطلاعات بک‌آپ می‌گیرند تا هیچ‌چیز از دست نرود.

تا اینجا از اهمیت استفاده از نرم افزار حسابداری و مزیت‌های آن برای کسب‌وکار گفتیم؛ اما چطور یک نرم‌افزار خوب پیدا کنیم؟ چند ویژگی مهم وجود دارد که می‌توان کیفیت نرم افزار حسابداری را با آن‌ها سنجید.

بهترین نرم افزارهای حسابداری چه ویژگی هایی دارند؟

یک نرم افزار حسابداری خوب، نرم‌افزاری‌ است که از ویژگی‌های زیر برخوردار باشد:

۱. رابط کاربری و تجربه کاربری مناسب

حسابداری به خودی خود فرایندی پیچیده‌ است و هدف نرم‌افزارهای حسابداری ساده کردن این فرایند است، نه پیچیده‌تر کردن آن. هرچه محیط کاربری و استفاده از یک نرم‌افزار ساده‌تر باشد، بهتر است.

۲. انطباق‌پذیری و سازگاری با کسب‌وکارها

به مرور زمان، کسب‌وکار شما گسترده‌تر می‌شود و نیازها و اولویت‌های آن تغییر می‌کند. در زمان خرید یک نرم‌افزار حسابداری این ذهنیت را دارید که پس از مدتی آن را عوض خواهید کرد؟ مسلما خیر. پس باید گزینه‌ای را انتخاب کنید که مقیاس‌پذیر باشد و در طول زمان به راحتی بتواند با نیازها و مشخصات کسب‌وکار شما سازگاری پیدا کند.

۳. پشتیبانی و خدمات پس از فروش مناسب

این‌که هرازچندگاهی در زمان استفاده از نرم‌افزار با مشکلاتی مواجه شوید کاملا طبیعی است؛ آنچه غیرطبیعی است، انتخاب نرم‌افزاری ا‌ست که پشتیبانی فنی مناسبی برای آن ارائه نشود. از قبل خودتان را برای مشکلات احتمالی آماده کنید و نرم‌افزاری را انتخاب کنید که پشتیبانی قوی و در دسترس برای مشتریان خود ارائه می‌کند.

۴. قیمت منطقی و متناسب

مطمئن باشید که ارائه‌دهنده از بابت فروش نرم‌افزار به شما، هزینه‌ای گزاف دریافت نخواهد کرد و یا این که برای خدماتی مثل پشتیبانی یا آپدیت و بهینه‌سازی نرم‌افزار هزینه اضافی به شما تحمیل نمی‌کند.

کاربردهای اصلی نرم افزار حسابداری

نرم‌افزار حسابداری قابلیت‌های فراوانی را به شما ارائه می‌کند؛ از ثبت ورود و خروج پول گرفته تا سایر ویژگی‌های پیشرفته‌تر. هدف این قابلیت‌ها، تسهیل کارهای حسابداری است. اگرچه قابلیت‌ها و ویژگی‌های نرم‌افزارهای حسابداری با توجه به ارائه‌دهنده نرم‌افزار متفاوتند، اما این نرم‌افزارها عموما شامل کاربردهای زیر هستند:

۱. صدور و ویرایش فاکتور

صدور فاکتور نیاز اساسی هر کسب‌وکاری است. نرم افزار حسابداری باید به شما بگوید که چه کسی به شما بدهکار است، مقدار بدهی او چقدر است و سررسید آن چه زمانی است. همچنین، باید از قابلیت‌هایی مثل صدور خودکار صورت‌حساب، یادآوری پرداخت و تبدیل خودکار برآوردها به فاکتور هم برخوردار باشد.

۲. پشتیبانی از پرداخت آنلاین

جمع‌آوری پرداخت‌ها، بخشی ضروری از اقدامات یک کسب‌وکار است و نرم افزار حسابداری باید این فرایند را ساده‌تر کند. یک نرم افزار حسابداری خوب، از یکپارچه‌سازی با درگاه پرداخت پشتیبانی می‌کند و این امکان را برای شما فراهم می‌کند که پرداخت‌های آنلاین را آسان‌تر جمع‌آوری کنید.

۳. پیگیری هزینه‌ها و واریزی‌ها

پیگیری پرداخت‌ها و میزان بدهی‌ها برای یک کسب‌وکار اهمیت زیادی دارد. نرم افزار حسابداری باید ویژگی‌هایی مانند سفارش‌های خرید، صورت‌حساب‌ها، اعتبارهای فروشنده و هزینه‌ها را ارائه دهد تا به سادگی آب خوردن بتوانید دخل‌وخرج کسب‌وکارتان را محاسبه کنید.

۴. ساده‌سازی عملیات‌های بانکی با نرم افزار حسابداری

هر نرم افزار حسابداری باید پیوندی به بانک مورد نظر شما ارائه دهد تا بتوانید پرداخت‌ها را انجام دهید و صورت‌حساب‌های بانکی خود را در سیستم حسابداری وارد کنید. برخی از نرم‌افزارها از این قابلیت‌ها فراتر می‌روند و ویژگی‌هایی مانند فید خودکار بانک، تطبیق تراکنش‌ها و… را هم ارائه می‌دهند.

۵. ارائه گزارش‌های مالی

حسابداری بدون تحلیل اعداد بی‌فایده است. همه نرم‌افزارهای حسابداری گزارش‌های مالی را ارائه می‌کنند که با استفاده از آن‌ها می‌توانید داده‌ها را تجزیه و تحلیل کنید و برای آینده کسب‌وکارتان تصمیم‌ بگیرید. بعضی از نرم‌افزارهای حسابداری از قابلیت‌هایی مانند اشتراک گزارش، زمان‌بندی و سفارشی‌سازی هم پشتیبانی می‌کنند.

۶. رصد موجودی کالا

به‌ عنوان صاحب یک کسب‌وکار باید بدانید که چه کالاهایی در انبار دارید. نرم‌افزار حسابداری با پیگیری موجودی‌ها، اعم از اعلام موجودی کالاها، ارسال اعلان در صورت اتمام موجودی و… می‌تواند به تسهیل فعالیت‌های کسب‌وکار شما کمک کند.

۷. محاسبه زمان صرف شده

برای مشتریانی که درآمدشان بر اساس تعداد ساعات کار و ارائه خدمات محاسبه می‌شود (مثل خدمات مشاوره و پیمان‌کاری)، ردیابی ساعات صرف‌شده ضرورت ویژه دارد. در حالت ایده‌آل، نرم افزار حسابداری باید این امکان را در اختیار کسب‌وکارها قرار دهد که پروژه‌ها و ساعات صرف‌شده را ردیابی کنند، زمان‌سنج‌های کاری را در برنامه اجرا کنند و ساعت‌ها را مستقیما به صورت‌حساب تبدیل کنند.

انواع نرم افزار حسابداری

یک نرم افزار حسابداری که بتواند نیاز همه کسب‌وکارها را برآورده کند، وجود ندارد و شما باید با توجه به مدل کسب‌وکار، نیازها و اولویت‌هایتان از میان انواع گوناگون موجود در بازار، مناسب‌ترین گزینه را انتخاب کنید.
بیایید نگاهی به انواع نرم‌افزارهایی که امروز در بازار وجود دارد بیاندازیم:

نرم افزار حسابداری فروشگاهی

نرم افزار حسابداری فروشگاهی به‌ گونه‌ای طراحی می‌شوند که از مغازه‌های کوچک و متوسط گرفته تا فروشگاه‌های بزرگ می‌توانند از آن بهره ببرند. این نوع نرم‌افزارها کاربری بسیار ساده‌ای دارند و می‌توانند با انواع سخت‌افزارها مثل بارکدخوان، چاپگر، ترازو و… تنظیم و یکپارچه‌ شوند.

نرم افزار حسابداری شرکتی

نرم‌افزار حسابداری شرکتی، تمامی فعالیت‌های مالی یک شرکت اعم از خرید، فروش، حسابداری، خزانه، تولید، حقوق و دستمزد کارکنان را به ‌صورت متمرکز سازمان‌دهی می‌کند. این نرم‌افزارها برای تجزیه‌ و تحلیل داده‌ها و اطلاعات مربوط به کسب‌وکار ضروری هستند.

نرم افزار حسابداری تولیدی

نرم افزار حسابداری تولیدی به مدیریت هزینه‌های مرتبط با تولید، اعم از هزینه خرید مواد اولیه، دستمزد کارگران و… در محیط‌های تولیدی مانند کارگاه‌ها و کارخانه‌ها مربوط است. مدیران با استفاده از چنین نرم‌افزارهایی می‌توانند قیمت تمام‌شده محصول و مقدار ریسک تولید را تخمین بزنند.

نرم افزار صندوق فروشگاهی

نرم افزار صندوق فروشگاهی که به آن سامانه POS هم گفته می‌شود، کامپیوتری کوچک است که یک نرم‌افزار حسابداری روی آن نصب می‌شود. از این نرم‌افزار برای ثبت خرید و فروش، پیگیری موجودی کالا، معاملات و محاسبه سود و زیان استفاده می‌شود. این صندوق، دارای کشویی برای نگهداری پول، بارکدخوان و چاپگر فیش هم هست.

نرم افزار حسابداری شخصی

همان‌طور که از نام آن پیداست، نرم افزار حسابداری شخصی برای سازمان‌دهی امور مالی اشخاص طراحی شده است. از این نرم‌افزارها می‌توانید برای مدیریت چک‌ها، مدیریت اقساط و وام‌ها، بررسی دخل و خرج و… استفاده کنید.

نرم افزار حسابداری ابری

نرم افزار حسابداری ابری که به نرم‌افزار حسابداری آنلاین هم شناخته می‌شود، از نظر عملکرد هیچ تفاوتی با نرم‌افزارهای دیگر ندارد و می‌تواند به صورت هرکدام ۵ نوع قبلی ارائه شود. تنها تفاوت این نوع نرم‌افزارها ذخیره‌سازی داده‌ها روی فضای ابری است که به شما کمک می‌کند از طریق یک مرورگر هم به نرم افزار دسترسی داشته باشید.

وظایف نرم افزار حسابداری چیست؟

وقتی پای حسابداری به میان می‌آید، عموما دفاتر قطور حساب‌ها، فاکتور و صورت‌حساب و… به ذهن افراد می‌آید. گرچه این‌ها اصلی‌ترین و اساسی‌ترین بخش‌های حسابداری‌اند، اما نرم‌افزارهای حسابداری این‌جا هستند که این فرایندها را هر چه بیشتر تسهیل بخشند. از جمله مهم‌ترین وظایف نرم افزار حسابداری می‌توان به گزینه‌های زیر اشاره کرد:

• پرداخت حقوق در نرم افزار حسابداری

یکی از مهم‌ترین وظایف این نرم‌افزارها، محاسبه و پرداخت حقوق و دستمزد کارکنان است. با استفاده از این نرم‌افزارها می‌توانید پرداخت‌های کارکنان را محاسبه و پردازش کنید، چک‌های آن‌ها را بدون تاخیر پاس کنید و به همه تعهدات قانونی و مالیاتی خود بدون خطا پاسخ دهید.
البته نرم‌افزارهایی هم وجود دارند که منحصرا به مدیریت حقوق و دستمزد اختصاص یافته‌اند و عموما توسط شرکت‌های سطح بالا برای یادآوری تعهدات مالی‌شان استفاده می‌شوند.

• مدیریت منابع در نرم افزار حسابداری

نرم‌افزارهای حسابداری گزارشی از عملکرد مالی سال جاری را به صاحبین کسب‌وکار ارائه می‌کنند. مدیران با استفاده از چنین قابلیتی می‌توانند بودجه مورد نیاز سال بعد، میزان فروش، اهداف قابل اجرا و… را تخمین بزنند و منابع را به بهترین نحو مدیریت کنند.

چگونه یک نرم افزار حسابداری مناسب برای کسب‌وکارمان انتخاب کنیم؟

زمانی که تصمیم می‌گیرید یک نرم افزار حسابداری انتخاب کنید، باید نیازهای کسب‌وکار و قابلیت‌های مورد نیاز را بدانید. در زمان انتخاب نرم‌افزار حسابداری، حتما این ۹ نکته را در نظر داشته باشید:

۱. دریافت دموی رایگان

ارائه‌دهنده نرم افزار حسابداری باید یک نسخه آزمایشی از محصول خود را در اختیار شما قرار دهد. از این طریق می‌توانید بررسی کنید که آیا گزینه انتخابی‌تان با نیازهای کسب‌وکار شما تناسب دارد یا خیر. علاوه بر این، با وارد کردن چند تراکنش به‌ صورت آزمایشی می‌توانید سهولت استفاده و صحت گزارش‌ها را ارزیابی کنید.

۲. سهولت استفاده

حسابداری یک فرایند پیچیده است و نرم‌افزار حسابداری باید آن را ساده‌تر کند، نه این‌ که به پیچیدگی آن دامن بزند. بنابراین، نرم‌افزاری را انتخاب کنید که رابط کابری ساده‌ای داشته باشد و عاری از ویژگی‌های غیر ضروری باشد.

۳. قابلیت استفاده همزمان توسط چند کاربر

اکثر نرم‌افزارهای حسابداری این امکان را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهند که چندین کاربر را به حساب متصل و از دسترسی کنترل‌شده به داده‌ها اطمینان حاصل کنند. بعضی از این نرم‌افزارها برای دسترسی‌دادن به چند کاربر، هیچ هزینه اضافی را از کسب‌وکارها دریافت نمی‌کنند. بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که چند کاربر به‌ صورت هم‌زمان بتوانند از آن استفاده کنند.

۴. خودکار سازی برخی فعالیت‌ها

نرم افزار حسابداری با اتوماسیونِ کارهایی مثل ارسال صورت‌حساب‌های تکراری و یادآوری پرداخت، زمان بیشتری را برای تمرکز بر سلامت مالی کسب‌وکارتان در اختیار شما قرار می‌دهد. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که با ارائه یکسری قابلیت‌ها، باعث صرفه‌جویی در زمان شود و مداخله دستی را به حداقل برساند.

۵. نرم افزار حسابداری آنلاین یا آفلاین؟

اولین چیزی که هنگام انتخاب نرم‌افزار حسابداری باید درباره آن تصمیم‌گیری کنید این است که نرم‌افزار آنلاین می‌خواهید یا گزینه‌های آنلاین را ترجیح می‌دهید. در این تصمیم‌گیری باید به مدل و نوع کسب‌وکارتان توجه کنید. به ‌طور کلی، به دلیل این‌که نرم‌افزارهای آنلاین مزایا و قابلیت‌های بیشتری ارائه می‌کنند، اغلب کسب‌وکارها آن‌ها را ترجیح می‌دهند.

۶. امنیت داده‌ها

امنیت داده‌ها، مسئله بسیار مهمی در بحث استفاده از نرم‌افزار حسابداری است. با ارائه‌دهنده درباره نحوه و مکان ذخیره‌سازی داده‌ها صحبت کنید. همچنین، باید از زمان بک‌آپ‌گیری از داده‌ها اطلاع پیدا کنید و اطمینان حاصل کنید که این پشتیبان‌گیری‌ها برای کسب‌وکار شما کافی هستند.

۷. قابلیت رشد نرم افزار حسابداری همزمان با رشد کسب‌ و کار

اغلب کسب‌ و کار ها در انتخاب نرم‌افزار حسابداری، به قابلیت مقیاس‌پذیری آن چندان توجه نمی‌کنند و به مرور زمان که کسب‌وکارشان گسترش پیدا کرد، تازه متوجه می‌شوند که نرم‌افزار حسابداری‌شان دیگر نیازهای آنان را برآورده نمی‌کند. بنابراین بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که از قابلیت مقیاس‌پذیری برخوردار باشد.

۸. مقرون به صرفه بودن بدون هزینه مازاد

نرم افزار حسابداری باید تمامی امکانات حسابداری مورد نیاز شما را با قیمتی مناسب در اختیارتان قرار دهد. برخی از برنامه‌های حسابداری برای به‌روزرسانی و پشتیبانی هزینه جداگانه دریافت می‌کنند، یا کسب‌وکارها را وادار می‌کنند که افزونه بخرند یا برای تعمیرات و نگهداری، هزینه اضافی پرداخت کنند. ترجیحا نرم‌افزاری را انتخاب کنید که فاقد هزینه‌های پنهان باشد.

۹. پشتیبانی قوی

اگر چه نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید باید از سهولت استفاده برخوردار باشد، اما تیم ارائه‌دهنده باید پشتیبانی فنی بسیار خوبی از نرم‌افزار خود ارائه دهند و در صورت نیاز به داد شما برسند. در زمان انتخاب نرم‌افزار حتما این مسئله را در نظر داشته باشید که ممکن است در مواقعی به پشتیبانی فنی احتیاچ پیدا کنید و گزینه‌ای را انتخاب کنید که در ارائه پشتیبانی قوی و قابل اطمینان است.

آینده نرم افزارهای حسابداری چیست؟

با توجه به روند توسعه و تولید نرم‌افزارهای حسابداری، انتظار می‌رود چنین پیشرفت‌هایی را در نرم‌افزارهای حسابداری شاهد باشیم:

• اتوماسیون بیشتر گردش کار

بررسی‌ها نشان می‌دهد که توسعه‌دهندگان نرم‌افزارهای حسابداری در تلاشند روند حسابداری را هر چه بیشتر آسان کنند و با خودکارسازی قسمت اعظمی از کارها، باری از روی دوش حسابدارها و کارشناسان امور مالی بردارند. از نظر فنی این یعنی اتوماسیون گردش کار در حال افزایش است و در آینده‌ای نه‌چندان دور، عملیاتی وجود نخواهد داشت که به‌ صورت خودکار قابل انجام نباشد.

• استقرار در فضای ابری و لاغیر!

در حال حاضر، سیستم‌های پیچیده حسابداری که نصب آن‌ها مدت‌ها زمان می‌برد در حال پیوستن به تاریخ هستند و دیگر کسی چیزی از آن‌ها به یاد ندارد. اکثر نرم‌افزارهای حسابداری فعلی استفاده از فضای ابری را ترجیح می‌دهند؛ زیرا امن‌تر، سریع‌تر و مقرون‌به‌صرفه‌تر هستند.
از سوی دیگر امروز و در آینده پیش رو، اهمیت دسترسی سریع و همیشگی به اطلاعات دوچندان شده است. به ‌احتمال زیاد در آینده نرم‌افزارهای آفلاین زیادی نخواهیم دید و تمامی نرم‌افزارهای آنلاین هم به استفاده از فضای ابری روی خواهند آورد.

• یادگیری ماشینی

ظهور حسابداری مبتنی بر هوش مصنوعی ادامه پیدا خواهد کرد، چون کسب‌وکارها به دنبال برنامه‌های پیشرفته‌ای هستند که قابلیت‌های کم‌ارزش و اضافی در آن‌ها حذف شده و به ماشین اختصاص پیدا کرده باشد تا بتوانند زمان بیشتری را به انجام کارهای خلاقانه‌ انسانی اختصاص دهند.
یادگیری ماشینی این امکان را به حسابداران می‌دهد که از سریع‌تر شدن زمان محاسبات، شناسایی دقیق‌تر تقلب‌ها و ایرادات، محاسبات دقیق‌تر و آگاهی از ترندهای حسابداری برای اثرگذاری آن روی نتیجه کلی کسب‌وکار لذت ببرند.

تاثیر نرم افزار حسابداری در یک کسب‌وکار

حسابداری یکی از اصلی‌ترین و حیاتی‌ترین بخش‌های یک کسب‌وکار است. از این طریق، شما می‌توانید هزینه‌ها و درآمد کسب‌وکارتان را پیگیری کنید و اطلاعات مورد نیاز سرمایه‌گذاران و مدیران برای تصمیم‌گیری‌های تجاری و همچنین اطلاعات مالیاتی دولت را در اختیارشان قرار دهید. استفاده از نرم افزار حسابداری که فرایندهای ذکرشده را تسهیل می‌بخشد، از چند جهت کسب‌وکار شما را تحت تاثیر قرار می‌دهد که مهم‌ترین آن‌ها را در ادامه آورده‌ایم:

• بهبود بهره‌وری
• صرفه‌جویی در زمان
• آنالیزهای پیش‌بینی‌کننده
• افزایش دقت در حسابداری
• کمک به بهبود و گسترش کسب‌وکار
• انعطاف‌پذیری بیشتر
• امنیت بالاتر داده‌ها

مشکلات متداول نرم افزار حسابداری چیست؟

اگر چه نرم‌افزارهای حسابداری مزایای بی‌شماری را برای کسب‌وکارها به همراه دارند، اما این خالی از ایراد هم نیستند و ممکن است دارای اشکالاتی باشند. در ادامه این بخش می‌توانید به مشکلات احتمالی یک نرم افزار حسابداری را بخوانید.

• عدم پشتیبانی و به‌روزرسانی مناسب با توجه به کسب‌وکار

بهتر است نرم‌افزاری را انتخاب کنید که به مرور زمان و با بزرگ‌ترشدن کسب‌وکارتان همچنان قابل استفاده است. طبیعی است که در طول زمان مقیاس و نیازهای کسب‌وکار شما تغییر خواهد کرد؛ در نتیجه، اطمینان حاصل کنید که نرم‌افزار انتخابی‌تان در آینده از این تغییرات پشتیبانی خواهد کرد.

• عدم امکان توسعه و شخصی‌سازی نرم‌افزار

با توجه به این‌که حسابداری با موضوعی غیر خلاق سروکار دارد، توسعه‌دهندگان نمی‌توانند کاری برای جذاب‌ترکردن فرایند دیجیتالی‌سازی انجام دهند. از این رو، نرم‌افزارهای حسابداری آن اندازه که انتظار دارید هیجان‌انگیز و جذاب نخواهند بود.
بهتر است نرم‌افزاری که انتخاب می‌کنید، این امکان را در اختیار شما قرار دهد که قوانین و ویژگی‌های خاص کسب‌وکارتان را روی آن پیاده‌سازی کنید. با این کار خیالتان راحت خواهد بود که با توسعه کسب‌وکار، مجبور نخواهید شد که به استفاده از نرم‌افزار دیگری روی بیاورید.

• عدم یکپارچگی با سایر نرم‌افزارهای مورد استفاده در سازمان

بهترین نرم‌افزار حسابداری، نرم‌افزاری ا‌ست که از قابلیت یکپارچه‌سازی با سایر نرم‌افزارهای مورد استفاده در یک کسب‌وکار برخوردار باشد. اگر چه ممکن است بعضی نرم‌افزارها فاقد این قابلیت باشند، اما امروزه بسیاری از توسعه‌دهندگان می‌دانند که نرم‌افزارهای آن‌ها باید بتواند با نرم‌افزارهای فروش، سیستم‌های هوش تجاری، CRM، برنامه‌های مدیریت پروژه و… ادغام و یکپارچه‌سازی شود.

• باگ‌ها و مشکلات فنی و زیرساختی

وقتی داریم از یک نرم‌افزار صحبت می‌کنیم، بروز باگ‌های فنی آنقدرها هم دور از توجه نیست. ممکن است ناگهان مشکلی در زیرساخت فنی نرم افزار پیش بیاید که کارکرد کل یا بخشی از نرم‌افزار را مختل کند. البته چنین مشکلاتی معمولا بسیار کوچک هستند اما وجود یک تیم پشتیبانی فنی قوی، سریع و پاسخگو می‌تواند راه‌ حلی برای این مشکل باشد.

مخلص کلام

یکی از ضروری‌ترین اقداماتی که پس از توسعه یک کسب‌وکار باید انجام دهید، خرید یک نرم افزار حسابداری مناسب است؛ ابزاری که به شما کمک کند امور مالی کسب‌وکارتان را مدیریت و سازمان‌دهی کنید و بودجه مورد نیاز دوره‌های آتی، میزان فروش و… را دقیق‌تر تخمین بزنید. در مقاله حاضر با شما درباره صفر تا صد نرم‌افزار حسابداری صحبت کردیم و به شما گفتیم که چطور می‌توانید بهترین نرم‌افزار را برای کسب‌وکارتان انتخاب کنید. اگر به دنبال این هستید که بهترین نرم افزار حسابداری را برای کسب و کار خود انتخاب کنید حتما راهنمای جامع انتخاب نرم افزار حسابداری وب سایت زینسی را مشاهده کنید
اگر شما تجربه استفاده از یک نرم‌ افزار حسابداری را دارید، لطفا از تجربه خود و مزایا و معایب آن نرم‌افزار برای ما بنویسید. این کار شما کمک بزرگی در انتخاب نرم افزار مناسب برای دیگر بازدیدکنندگان زینسی خواهد بود. همچنین بلاگ زینسی را دنبال کنید تا از آخرین مطالب مربوط به نرم افزارهای سازمانی بهره‌مند شوید.